Přehledný průvodce pro provozovatele apartmánů, penzionů, chat, chalup, rekreačních objektů, menších ubytoven a dalších ubytovacích zařízení.
Najdete zde základní informace k živnosti, evidenci hostů, domovní knize, hlášení cizinců, místnímu poplatku z pobytu, daním, DPH, provozním pravidlům a praktické přípravě před přijetím prvního hosta.
Pro běžné podnikatelské poskytování ubytování se nejčastěji používá živnost volná, konkrétně obor činnosti Ubytovací služby. Nejde jen o hotely. Obor dopadá také na menší provozovatele apartmánů, penzionů, chat, chalup, rekreačních objektů nebo ubytování v rodinných a bytových domech.
Poskytování ubytování ve všech ubytovacích zařízeních (například hotel, motel, kemp, ubytovna) a v bytových domech, rodinných domech nebo ve stavbách pro rodinnou rekreaci.
V případě ubytování v bytových domech, rodinných domech a ve stavbách pro rodinnou rekreaci s kapacitou do 10 lůžek včetně přistýlek zahrnuje obor také podávání snídaní ubytovaným hostům.
Samotné podávání snídaní ubytovaným hostům může být u některých menších forem ubytování zahrnuto v oboru Ubytovací služby, pokud jde o ubytování v bytových domech, rodinných domech nebo stavbách pro rodinnou rekreaci s kapacitou do 10 lůžek včetně přistýlek.
Pokud ale chcete hostům vařit obědy, večeře, provozovat restauraci, bar, výčep, kavárnu nebo poskytovat širší stravovací služby, už zpravidla nestačí samotná živnost Ubytovací služby. V takovém případě je potřeba řešit také živnost „Hostinská činnost“.
Hostinská činnost patří mezi řemeslné živnosti a na rozdíl od živnosti volné se u ní typicky prokazuje odborná způsobilost. Před zahájením stravování si proto ověřte konkrétní rozsah služeb na živnostenském úřadě a případně také hygienické požadavky na provoz.
Pokud hostům opakovaně poskytujete krátkodobé ubytování a nejde jen o pasivní dlouhodobý nájem, typicky se dostáváte do režimu podnikání. Je vhodné řešit živnost, evidenci hostů, poplatky a daňové dopady.
U menších rekreačních objektů bývá časté ubytování hostů na víkendy, dovolené nebo sezónní pobyty. I zde je potřeba řešit provozní pravidla, evidenci osob, místní poplatek z pobytu a případné povinnosti vůči cizinecké policii.
Limit 10 lůžek včetně přistýlek je důležitý hlavně u ubytování v bytových domech, rodinných domech a rekreačních stavbách. V tomto rozsahu je v rámci ubytovacích služeb zahrnuto i podávání snídaní ubytovaným hostům.
Tento manuál je zaměřený hlavně na menší a střední ubytovatele, kteří chtějí začít legálně a mít přehled v základních povinnostech. Typicky jde o osoby, které provozují nebo plánují provozovat apartmán, penzion, rekreační objekt, chatu, chalupu nebo menší ubytovací zařízení.
Jednotka nebo byt nabízený hostům ke krátkodobému pobytu.
Menší ubytovací zařízení s pravidelným provozem a opakovanými hosty.
Rekreační objekt pronajímaný hostům na víkendové, týdenní nebo sezónní pobyty.
Objekt určený k ubytování více osob, často s vyšším důrazem na evidenci a provozní řád.
Ohlášení živnosti je jen první krok. Prakticky byste měli zároveň promyslet, kde bude provozovna, jak budete evidovat hosty, jak budete přijímat platby, jak nastavíte storno podmínky a kdo bude řešit komunikaci s hosty.
Pro živnost volnou se neprokazuje odborná způsobilost jako u řemeslných nebo vázaných živností. Musíte však splnit obecné podmínky podnikání a živnost ohlásit.
Při zahájení podnikání můžete využít Jednotný registrační formulář. Ten slouží k tomu, aby podnikatel jedním podáním vyřídil více oznamovacích povinností souvisejících se zahájením živnosti.
V praxi je důležité ověřit, zda bylo oznámení skutečně provedeno vůči finančnímu úřadu, ČSSZ a příslušné zdravotní pojišťovně. Pokud tyto úřady nebyly zahrnuty v podání přes živnostenský úřad, musí si podnikatel registrace nebo oznámení vyřešit samostatně.
Neuvádějte zjednodušeně jen „pronájem“. Pokud poskytujete krátkodobé ubytování jako službu, typicky půjde o obor Ubytovací služby. Důležité je odlišit pasivní nájem nemovitosti od soustavného poskytování ubytování hostům.
Pokud se místo ubytování liší od vašeho sídla nebo bydliště, ověřte, zda má být označeno nebo evidováno jako provozovna. U apartmánů v bytových domech si zároveň ověřte pravidla domu, SVJ, nájemní smlouvu nebo jiné omezení užívání objektu.
Připravte ceník, obchodní a storno podmínky, pravidla ubytování, předávací protokol, informace o zpracování osobních údajů, způsob evidence hostů a postup pro výběr místního poplatku z pobytu.
Pokud budete ubytovávat cizince, musíte řešit povinnosti vůči Policii České republiky. Ubytovatel má povinnost oznámit ubytování cizince do 3 pracovních dnů po jeho ubytování.
Pokud máte ubytování jako předmět podnikatelské činnosti, oznámení se provádí elektronicky přes aplikaci Ubyport. Pro používání Ubyportu je potřeba registrace ubytovacího zařízení.
Registraci do Ubyportu proto řešte ještě před tím, než začnete běžně přijímat zahraniční hosty. Vyhnete se situaci, kdy host přijede, ale vy ještě nemáte připravený způsob hlášení.
Ubytovací služby může poskytovat nejen fyzická osoba podnikatel (OSVČ), ale také právnická osoba, například společnost s ručením omezeným (s.r.o.).
I v případě s.r.o. je potřeba řešit odpovídající živnostenské oprávnění, evidenci hostů, domovní knihu, hlášení cizinců, daně a další provozní povinnosti.
Menší ubytovatelé často začínají jako OSVČ, zatímco u většího nebo dlouhodobého provozu může dávat smysl podnikání přes s.r.o.
Povinnosti ubytovatele se liší podle typu objektu, obce, druhu hostů a rozsahu služeb. Následující přehled shrnuje oblasti, které by měl znát každý provozovatel apartmánu, penzionu, chaty nebo chalupy.
Ubytovatel by měl mít přehled o tom, kdo byl ubytován, kdy přijel, kdy odjel, kolik osob bylo v pobytu zahrnuto a jaké poplatky byly vybrány. Evidence je důležitá pro obecní poplatky, účetnictví, případnou kontrolu i vlastní provozní přehled.
Pokud ubytováváte cizince, vedete domovní knihu. Ta obsahuje zákonem požadované údaje o ubytovaných cizincích. Domovní knihu je nutné uchovávat 6 let od provedení posledního zápisu.
Ubytování cizince se oznamuje Policii ČR do 3 pracovních dnů po jeho ubytování. Pokud je ubytování předmětem podnikatelské činnosti, oznámení se provádí elektronicky prostřednictvím aplikace Ubyport. Proto je vhodné registraci ubytovacího zařízení vyřešit ještě před přijetím zahraničních hostů.
Obec může zavést místní poplatek z pobytu. Pokud je ve vaší obci zaveden, ubytovatel ho zpravidla vybírá od hosta, vede evidenci a odvádí ho obci podle místní vyhlášky. Sazba ani termíny nejsou všude stejné.
Zkontrolujte požární bezpečnost, hasicí přístroje, detektory, únikové cesty, elektroinstalaci, topení, komíny, schodiště, zábradlí a přístupové cesty. Host by měl mít k dispozici jasné instrukce pro běžný provoz i nouzové situace.
Při ubytování zpracováváte osobní údaje hostů. Měli byste mít připravenou informaci o tom, jaké údaje sbíráte, proč je potřebujete, jak dlouho je uchováváte a komu je předáváte, například obci nebo Policii ČR.
Daňový režim závisí na tom, kdo ubytování poskytuje, v jakém rozsahu, zda jde o podnikání, zda jste plátce DPH a jaké další služby hostům nabízíte.
Vedení přehledu rezervací, plateb a dokladů je praktický základ. Evidujte datum pobytu, počet hostů, cenu ubytování, zaplacené zálohy, doplatky, storna, vratné kauce, poplatek z pobytu a případné doplňkové služby.
Příjmy z ubytovacích služeb se obvykle posuzují jako příjmy z podnikání. Uplatnění skutečných výdajů nebo paušálních výdajů je vhodné řešit s účetní podle konkrétní situace, rozsahu služeb a typu provozu.
Sledujte obrat pro případnou povinnou registraci k DPH. U plátců DPH se ubytovací služby typicky řadí do snížené sazby 12 %. Pozor na doplňkové služby, alkoholické nápoje, samostatně účtované položky nebo kombinované balíčky, kde se sazba může posuzovat odlišně.
Poplatek z pobytu není automaticky stejný v celé republice. Ověřte si obecně závaznou vyhlášku obce, ve které se objekt nachází. Důležitá je sazba, splatnost, evidence, osvobozené osoby a způsob podání přehledu obci.
Mnoho problémů vzniká ne proto, že ubytovatel nemá hosty, ale proto, že nemá nastavený provoz. Připravené dokumenty a postupy chrání vás, hosty i samotný objekt.
Popište příjezd a odjezd, noční klid, zákaz kouření, domácí mazlíčky, parkování, používání vybavení, třídění odpadu a postup při škodě.
Určete, jak se předávají klíče, jak se ověřují údaje hostů, kdy se vybírá doplatek a jak se kontroluje objekt po odjezdu.
Rozhodněte, zda budete přijímat zálohy, platby předem, hotovost, převod, kartu nebo kauci. Podmínky napište hostovi předem.
Jasně uveďte, do kdy lze rezervaci zrušit zdarma, kdy propadá záloha a jak řešíte změnu termínu nebo předčasný odjezd.
Nastavte kontrolní seznam po každém pobytu. Patří sem ložní prádlo, ručníky, spotřebiče, topení, voda, odpady, kuchyň, koupelna a škody.
Host by měl vědět, komu volat při ztrátě klíčů, poruše, úrazu, výpadku elektřiny, problému s topením nebo jiné mimořádné situaci.
Tento seznam berte jako orientační mapu. U konkrétního objektu mohou vzniknout další povinnosti podle obce, typu stavby, rozsahu služeb nebo charakteru provozu.
Ubytovačka.cz není jen evidence hostů nebo domovní kniha. Jde o praktický systém pro ubytovatele, který pomáhá s každodenním provozem ubytování — od rezervací až po zákonné povinnosti.
Systém je vhodný hlavně pro provozovatele apartmánů, penzionů, rekreačních objektů, chat, chalup a menších ubytovacích zařízení, kteří chtějí mít rezervace, hosty, pobyty a evidenci přehledně na jednom místě.
Pomáhá také s vedením domovní knihy, evidencí hostů, hlášením cizinců a dalšími administrativními povinnostmi, které se při poskytování ubytovacích služeb běžně řeší.
Přehled rezervací, příjezdů, odjezdů a aktuálně ubytovaných hostů.
Přehled hostů, pobytů, údajů k rezervaci a historie ubytování.
Elektronická evidence ubytovaných osob včetně cizinců.
Pomoc s plněním povinností vůči Policii České republiky.
Podklady pro obec, účetní, evidenci pobytů a provozní kontrolu.
Přístup k rezervacím a evidenci z počítače i mobilního telefonu.
Pokud jde o opakované krátkodobé ubytování poskytované za účelem zisku, nejde typicky jen o pasivní dlouhodobý nájem. V takovém případě je vhodné řešit živnostenské oprávnění pro ubytovací služby.
Ubytovací služby lze provozovat jako fyzická osoba podnikatel i prostřednictvím právnické osoby, například s.r.o. V obou případech je potřeba mít odpovídající živnostenské oprávnění. Rozdíl je hlavně v účetnictví, administrativě, odpovědnosti a daňovém nastavení.
Při ohlášení živnosti lze využít Jednotný registrační formulář, přes který je možné splnit více oznamovacích povinností najednou. Přesto je vhodné si ověřit, zda bylo oznámení skutečně provedeno vůči finančnímu úřadu, ČSSZ a zdravotní pojišťovně. Pokud nebylo, musí si podnikatel registraci nebo oznámení vyřešit samostatně.
U ubytování v bytových domech, rodinných domech a stavbách pro rodinnou rekreaci je hranice do 10 lůžek včetně přistýlek důležitá proto, že v tomto rozsahu obsahová náplň ubytovacích služeb zahrnuje také podávání snídaní ubytovaným hostům.
Ubytovací služby mohou u menších objektů zahrnovat podávání snídaní ubytovaným hostům, ale pouze za podmínek uvedených u oboru Ubytovací služby, zejména u objektů s kapacitou do 10 lůžek včetně přistýlek. Pokud chcete hostům vařit obědy, večeře nebo provozovat širší stravovací službu, typicky je potřeba řešit také živnost Hostinská činnost.
Ano, ubytovatel má povinnost oznámit ubytování cizince Policii ČR do 3 pracovních dnů po jeho ubytování. Pokud je ubytování předmětem podnikatelské činnosti, oznámení se provádí elektronicky přes aplikaci Ubyport. Zároveň se vede domovní kniha a uchovává se po zákonem stanovenou dobu.
Záleží na obci, ve které ubytování poskytujete. Pokud obec poplatek z pobytu zavedla, musíte řešit jeho výběr, evidenci a odvod podle místní vyhlášky.
Nemusí být. Dlouhodobý nájem bytu a krátkodobé poskytování ubytování hostům jsou rozdílné situace. U krátkodobého ubytování se často řeší živnost, evidence hostů, místní poplatky a další provozní povinnosti.
Ne automaticky. Sleduje se zejména obrat a další podmínky pro registraci k DPH. Pokud se stanete plátcem, ubytovací služby se typicky řeší ve snížené sazbě 12 %. Konkrétní nastavení fakturace je vhodné konzultovat s účetní.
Tento web slouží jako informační průvodce pro začínající ubytovatele. Nejde o právní, daňové, účetní ani stavebně-technické poradenství. Povinnosti vždy ověřte podle konkrétní obce, typu objektu, kapacity, rozsahu služeb a aktuálních právních předpisů.